Hoe houd je vergaderen leuk en effectief?

Vergaderen. Het is belangrijk voor je bedrijf om alle werkzaamheden binnen je bedrijf in goede banen te leiden. Echter is het vaak een verplichting, waar veel mensen niet op zitten te wachten. Mensen zijn snel afgeleid, de gewenste resultaten komen niet omhoog en urenlang vergaderen doet de productiviteit ook niet ten goede. Hoe kun je er dan voor zorgen dat een vergadering wel leuk en effectief is? Dit blijft een lastige klus voor veel werkgevers en daarom denken we dat je de onderstaande tips goed kunt gebruiken. 

Houdt de vergaderen concreet, juist nu.

Het zijn natuurlijk vreemde tijden, dat horen wij allemaal zo’n 10 keer per dag om ons heen én op het nieuws. Mensen kunnen hierdoor een beetje van slag zijn en kunnen door de thuissituatie snel afgeleid zijn van het werk, omdat een deel bijvoorbeeld kinderen hebben. Zorg er daarom voor dat vergaderingen alleen gehouden worden wanneer ze echt nodig zijn. Bespreek bij de vergadering ook strikt de noodzakelijke punten, zodat mensen snel weer aan hun “normale” werk kunnen. Hierdoor blijft de arbeidsproductiviteit hoger.

Het doel van de vergadering is belangrijk

Als eerste is het belangrijk om het doel van de vergadering goed voor ogen te hebben. Als je dit voor jezelf helder hebt, kun je het ook duidelijker aangeven bij collega’s. Hierdoor kunnen de voorbereidingen voor de vergadering beter verlopen vanuit alle collega’s. Vergeet dit doel echter niet te herhalen bij aanvang van de vergadering, zodat de focus hier direct weer op ligt. maak aan het begin van de vergadering duidelijk wie de voorzitter is. Wanneer iemand probeert af te wijken van de huidige gesprekspunten of onderwerpen dan kan er snel ingegrepen worden.

Houd de vergadering kort en bondig

Het is bij een vergaderen belangrijk dat er niet veel mensen bij zijn. De vertegenwoordigers van verschillende afdelingen kunnen vaak al genoeg zijn om de mededelingen over te brengen. Dit zorgt er ook voor dat er minder tijd besteed wordt aan zaken die er niet toe doen, zodat de vergaderingen ook daadwerkelijk kort en bondig blijft. Je maakt het hierdoor ook geen zware straf om vergaderingen te plannen en het blijft effectief. Een goede rolverdeling kan hier ook bij helpen.

Rond de vergadering af na de belangrijke onderwerpen

De vergadering leuk houden komt voornamelijk door het zo kort mogelijk te houden. De smalltalk moet daarom buiten de vergadering blijven. Echter kunnen er dan ook saaie onderwerpen voorbij komen, waardoor men onderuit gaat zitten en de actieve houding verdwijnt. Experimenteer er daarom eens mee om staand te vergaderen, zodat men gemotiveerd wordt om de aandacht erbij te houden en de tijd daadwerkelijk kort te houden. Op deze manier kan de vergadering ook gewoon beëindigd worden wanneer de tijd nog niet voorbij is.