Is één kantoorlaptop voor iedereen wel zo’n goed idee?
Bij veel bedrijven krijgen alle medewerkers gewoon dezelfde laptop. IT kiest een model uit, bestelt er een flinke stapel van en zorgt dat iedereen aan de slag kan. Lekker overzichtelijk, maar werkt dat ook goed?
Een accountmanager, grafisch ontwerper en data-analist gebruiken hun laptop namelijk op totaal verschillende manieren. De een zit vooral in Outlook, Teams en een CRM-systeem, terwijl de ander met grote datasets of zware ontwerpsoftware werkt. Toch zitten ze vaak achter dezelfde laptop. Hoewel dit in eerste instantie efficiënt lijkt, kan het in de praktijk voor behoorlijk wat irritatie zorgen. Want een laptop die voor de ene collega prima werkt, kan voor de ander de hele dag net te langzaam zijn.
Het voordeel van één standaardmodel
Met dat gegeven komt de vraag: waarom kiezen bedrijven überhaupt voor één standaard laptop? Daar zijn goede redenen voor. IT heeft minder verschillende apparaten te beheren. Updates en beveiliging zijn eenvoudiger te regelen en de servicedesk hoeft niet met allerlei verschillende modellen rekening te houden. Ook voor inkoop is het prettig: één leverancier, één bestelling en duidelijke prijsafspraken.
Tot zover klinkt het logisch. Het probleem ontstaat vooral wanneer gemak voor de organisatie belangrijker wordt dan wat medewerkers daadwerkelijk met hun laptop doen. Een paar tientjes besparen op een laptop is op papier misschien interessant, maar als een medewerker iedere dag zit te wachten tot programma’s reageren, bestanden openen of een vergadering eindelijk normaal begint, verdwijnt dit voordeel al snel.
Niet elke functie vraagt hetzelfde van hardware
De belangrijkste vraag bij het kiezen van zakelijke laptops is daarom niet: welke laptop is het beste? Beter kun je je afvragen: wat moet deze medewerker ermee kunnen doen?
Een laptop voor administratief werk hoeft niet dezelfde hardware te hebben als een laptop voor videobewerking. En iemand die de hele dag onderweg is, heeft weer andere prioriteiten. Een paar onderdelen maken daarbij een duidelijk verschil.
- Werkgeheugen is bepalend voor hoe soepel multitasking verloopt. Een medewerker die voornamelijk documenten bewerkt en af en toe een browser opent, stelt geen extreme eisen aan het werkgeheugen. Dat verandert zodra er de hele dag meerdere programma’s naar elkaar draaien. In dat geval kan extra RAM meer opleveren.
- Processorprestaties beginnen te tellen zodra software veel rekenwerk vraagt: gegevensanalyse, softwarecompilatie, beeldbewerking, het draaien van lokale modellen. Bij dergelijke werkzaamheden kan een laptop met een eenvoudige processor al snel de beperkende factor worden.
- Opslagsnelheid is voor iedereen van belang. Een trage schijf vertraagt opstarten, het openen van applicaties en het laden van grote bestanden. Daarom kan een laptop met een goede processor alsnog traag aanvoelen als de rest van het systeem niet goed in balans is.
- Niet alles draait om snelheid. Schermkwaliteit en -formaat zijn relevant voor wie veel visueel werk doet, lang achter een scherm zit, of onderweg werkt zonder externe monitor.
Eerst kijken naar het werk, daarna naar de laptop
Een zakelijke laptop kopen voor een bedrijf begint daarom eigenlijk niet bij de laptop. Kijk eerst eens naar het werk. Welke programma’s gebruikt iemand dagelijks? Worden er grote bestanden verwerkt? Hoeveel programma’s staan meestal tegelijk open? Werkt iemand vooral op kantoor of juist onderweg?
Met die informatie wordt het een stuk makkelijker om te bepalen welke hardware nodig is. Soms is een standaardmodel ruim voldoende. In andere gevallen is het juist slimmer om voor een andere configuratie te kiezen. Dat hoeft bovendien niet altijd te betekenen dat je veel duurder uit bent. Organisaties kunnen bijvoorbeeld kiezen voor zakelijke computers op maat, waarbij de samenstelling beter wordt afgestemd op het gebruik.
De standaard kantoorlaptop is dus niet per definitie een slechte keuze. Het wordt pas een probleem wanneer “één laptop voor iedereen” belangrijker wordt dan de vraag wat medewerkers er daadwerkelijk mee moeten doen.