Personeelsgegevens en privacy: hoe ga ik er mee om?

Vandaag is het de dag van de privacy. Eerder gaven je al tips over hoe je zorgt voor meer privacy op kantoor. Sinds we massaal thuis zijn gaan werken, heb je hier wellicht geen last meer van. Wel is een goede personeels- en verlof administratie belangrijker geworden om het overzicht te bewaren. Je hebt namelijk geen duidelijk beeld meer van wie vandaag wel en niet op kantoor is verschenen. Maar hoe ga het beste met deze privacy gevoelige informatie om? Wij vertellen het je in deze blog. 

Het bijhouden van een personeelsdossier

Allereerst is het verplicht om als werkgever van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Hierin worden gegevens als een kopie van een identiteitsbewijs, het BSN-nummer of info over de functie in opgeslagen. Het maakt hierbij niet uit op wat voor manier dit bijgehouden wordt. Wel moet er nauwkeurig met deze gegevens omgegaan worden. Om dit zo zorgvuldig mogelijk te doen kiezen steeds meer bedrijven ervoor om de personeelsadministratie digitaal te beheren. Hierbij is een goede beveiliging cruciaal. Zo voorkom je dat de gegevens van je personeel onderdeel worden van een datalek. Toch kan dit in de beste systemen voorkomen. Hierdoor is er een meldplicht opgesteld waarbij bedrijven een datalek verplicht moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waar moet je je als werkgever aan houden?

In de AVG staat precies beschreven waar een werkgever zich aan moet houden op het gebied van privacy, zij:

• Zijn verantwoordelijk voor een juiste en nauwkeurige gegevens in het personeelsdossier;
• Houden niet meer gegevens bij dan noodzakelijk is en bewaren deze ook niet langer dan nodig;
• Zijn verplicht om hun werknemers te informeren waarom de gegevens verzameld worden;
• Zijn verplicht om de gegevens correct te beveiligen, niet te verliezen en niet in verkeerde handen te laten belanden.
• Bieden de werknemers de mogelijkheid om hun gegevens in te zien en eventueel aan te passen.

Bijhouden in Haaer

Ook in de verlof app van Haaer worden personeelsgegevens bijgehouden. Denk bijvoorbeeld aan namen, e-mailadressen of arbeidsovereenkomsten. Echter zijn dit nog niet alle gegevens die nodig zijn voor een heus personeelsdossier. Wel zijn we druk bezig met het realiseren van een veilige personeelsadministratie systeem binnen de applicatie. Momenteel kun je al wel gebruik maken van onze verlofregistratie. Probeer het nu 14 dagen gratis!